transaktions.mails

Was sind Transaktionsmails?

Transaktionsmails sind Einzel-E-Mails, die nach bestimmten Geschäftsvorgängen automatisiert aus den verschiedenen IT-Systemen von Unternehmen und Organisationen versendet werden.

Typische Beispiele dafür sind:

  • Bestellbestätigungen
  • Lieferankündigungen
  • Retourenannahmen
  • Passwortänderungen
  • E-Mails mit elektronischen Rechnungen
  • Zahlungserinnerungen/Mahnungen
  • Account Status Änderungen
  • Terminbestätigungen und –erinnerungen
  • Benachrichtigungen
  • Kommentare in sozialen Netzwerken und Foren

Transaktionsmails sind elementarer Bestandteil der Kommunikation nicht nur im eCommerce oder in Sozialen Netzwerken und Communities, sondern in allen Bereichen mit internetbasierten Prozessen (E-Government, E-Health, E-Fulfillment usw.) Entsprechend vielfältig und heterogen sind die IT-Systemlandschaften, die Transaktionsmails auslösen.

Am häufigsten begegnet man folgenden Softwaretypen:

  • Online Shop Software
  • Warenwirtschaft
  • CRM
  • Buchhaltungs- und Abrechnungssystem
  • CMS
  • Community / Social Network
  • Personalverwaltung
  • Terminverwaltung
  • PIM (Product Information System)

Herausforderung: professionelle Transaktionsmails

Während viele Unternehmen und Organisationen ihre Newsletter bereits über professionelle E-Mail-Marketing-Dienstleister versenden, sind die meisten Transaktionsmails heute noch reine Textmails. Diese Art der automatisierten E-Mail-Kommunikation hat mehrere Schwächen:

(1)  Zustellbarkeit

Nicht zugestellte E-Mails können Geschäftsprozesse erheblich behindern, oder Kosten verursachen, etwa durch erhöhtes Aufkommen im Call Center, weil Empfänger nach ihren Bestellungen fragen.

(2)  Messbarkeit

Die zentralen E-Mail-Marketing Kennzahlen (Bounces, Öffnungen, Klicks, …) und Reports sind nicht verfügbar.

(3)  Performance

Wenn reguläre E-Mail-Versendungen parallel über eigene Server laufen, dann werden Transaktionsmails oft erst zeitverzögert versendet, weil die Versandserver nicht ausreichend leistungsfähig sind. Diese Verzögerung kann bei geschäftskritischen E-Mails negative Auswirkungen haben.

(4)  Bounce-Verarbeitung

Nicht zustellbare E-Mails werden nicht ausreichend gut erkannt und verarbeitet.

(5)  Replymail-Verarbeitung

Die meisten Systeme nicht in der Lage, Antwortmails der Empfänger zu verarbeiten. Gut sichtbar ist das an E-Mail-Versandadressen, die eine Kundenkommunikation verhindern sollen, etwa

noreply.kundendialog@bahn.de

oder

Lufthansa.Rueckantwort.nicht.moeglich@booking-lufthansa.com

(6) Fehlende Kundensicht

Die Transaktionsmails der verschiedenen Abteilungen, Bereiche und IT-Systeme in Unternehmen werden oft nicht zentral erfasst und verhindern so eine 360 Grad Sicht auf die Kundenkontakthistorie.

Unsere Lösung:
Die Maileon SMTP Schnittstelle (SMTP API)

Über die Maileon SMTP API können bestehende Transaktionsmails schnell, einfach und sicher so versendet werden, dass alle oben genannten Schwächen eliminiert werden.

(1)  Zustellbarkeit

XQueue kann über seine Zustellkompetenz (E-Mail-Programmierung, Whitelisting, Blacklist-Monitoring, Vermeidung von Greylisting und Tarpitting, Versand über IP-Adressen mit hoher Reputation, Spamfilterchecks vor dem Versand, Adressvalidierung usw). die Auslieferung im regulären Postfach des Empfängers maximieren.

(2)  Messbarkeit

Die Transaktionsmails werden automatisch messbar gemacht, und damit stehen alle Reporting-Möglichkeiten von Maileon zur Verfügung. Sämtliche Reportingdaten können über die API abgerufen werden.

(3)  Performance

Die überlegene Versandperformance von Maileon garantiert die schnellstmögliche Auslieferung auch größerer Mengen an Transaktionsmails.

(4)  Bounce-Verarbeitung

Alle nicht zustellbaren Transaktionsmails werden vollautomatisiert verarbeitet und stehen im Reporting und über die API zur Verfügung. Über die Maileon Triggermail-Funktionen können automatisierte Nachfassmails (z.B. an alle Softbouncer) durchgeführt werden.

(5)  Replymail-Verarbeitung

Alle Antwortmails werden automatisch erfasst, durch einen KI-Algorithmus (Künstliche Intelligenz) klassifiziert, und können je nach Anforderung archiviert, an beliebige Zieladressen weitergeleitet, gelöscht oder über einen Autoresponder erneut angeschrieben werden.